Un espace légal entièrement numérique

Un système de GED (Gestion électronique de document) interne amène une structuration des processus interne. En y ajoutant un WORKFLOW (cycle de vie d'un document) sont alors identifiés les acteurs, les délais et le cheminement du document au sein de l'entreprise. Cette gestion est certes économiquement intéressante : elle augmente la satisfaction de la relation Client mais elle ne traite que de la gestion interne de ces documents sans notion légale.
LEGALYSPACE, votre espace légal entièrement numérique, permet de recevoir et d'envoyer l'ensemble des correspondances à ses partenaires (Clients, fournisseurs et Salariés). Tous les devis, factures, bulletins de paie, réclamations seront envoyés en quelques clics. LEGALYSPACE délivre des certificats électroniques : carte d'identité numérique à chaque collaborateur de l'entreprise. Un document est mis à disposition pour deux partenaires qui peuvent alors le signer grâce leurs certificats électroniques.
L'article 1369-8 du Code civil décrit les conditions de l'envoi par lettre recommandée, avec ou sans accusé de réception, par voie électronique. Le module "Lettre recommandée avec Avis de Réception" de LEGALYSPACE gère l'émission et la réception de lettre recommandée (Preuve de dépôt, Accusé de réception, invisibilité du correspondant tant que sa signature n'est pas apposé sur l'accusé). La gestion d'un espace légal entièrement numérique est simple. En effet, ce dernier est paramétrable :

• Nombre d'utilisateur,
• Habilitations de ces derniers,
• Gestion des natures de document,
• Gestion des contacts.

Chaque entreprise peut avoir un espace légal entièrement numérique. C'est gratuit ! Les documents de partenaires peuvent ensuite être gérés facilement : réceptionner, consulter, lire, classer et signer.
Un abonnement permet d'envoyer l'ensemble des documents d'entreprise : lettres de réclamation, bulletins de paie, factures clients ou fournisseurs, bon de livraison, lettres recommandées avec AR, contrats, etc... L'abonnement pour un particulier coûte au moins 3,00 euros TTC par mois et les professionnels disposent de 3 formules de 9.99 HT à 34.99 HT de 1 à 5 utilisateurs et de 5000 à 100000 documents, ...
L'article 25 n° 2004-575 du 21 juin 2004 (Journal Officiel 22 Juin 2008) indique : « lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique ». Toute la solution LEGALYSPACE répond aux normes et aux lois européennes.